Coronavirus: cómo facilitar el trabajo desde casa

Pensar que el Coronavirus o COVID-19 nos iba a dejar en casa por un tiempo indefinido puede asustarnos, en particular me da ansiedad estar quieta en 4 paredes.

Y hace un par de días entre en tensión por este tema, recibí casi al mismo tiempo el aviso de una amiga que estaba empacando sus cosas para trabajar desde casa y a los 10 minutos me cancelaron un evento porque el personal se iba «work from home» y acá en Nicaragua.

El Coronavirus está obligando a muchos empleadores a enviar trabajadores a sus hogares. En el mundo compañías como Apple, Facebook, Alphabet e incluso Fortune están cerrando oficinas por precaución, pero ellos estoy segura estaban preparados para hacerlo.

¿Estaremos nosotros preparados para trabajar desde casa? No es lo mismo irnos una semana con la opción de llegar a la oficina, a hacerlo por tiempo indefinido. Hace un buen tiempo en este mismo blog les converse de este tema, por qué el trabajo remoto, es un proceso de transformación cultural y digital y me preocupa porque locamente no veo estemos listos para ello.

Cómo podemos empezar

Si estas a cargo, brinda capacitación y la tecnología necesaria para trabajar

Podría ser que no todos seamos capaces o nos sintamos cómodos realizando trabajo remoto. Es muy probable que existan personas que puedan tener dificultades para mantenerse enfocadas o bien para sentirse a gusto realizando llamadas de vídeos para reuniones o seguimientos.

Por ello es muy importante que dispongas a tu equipo de las herramientas y las tecnologías adecuadas, si estas a cargo capacita a tu personal para que pueda responder de igual forma que en la oficina, si te toca estar del otro lado, comunica que podría hacerte falta, que sientes podría ayudarte a realizar tus tareas. Hagan un checklist las tareas y los recursos que ocupan para llevarlas acabo.

Revisá que tu conexión a Internet sea rápida, confiable y segura

No puedes trabajar desde tu casa sin asegurar tu computadora y la conexión a Internet, es un verdadero problema no tener buena señal o rapidez tomando en cuenta que seguro tendrás que moverte dentro de casa o incluso tener la necesidad de realizar vídeo llamadas.

Podrías según tu tipo de trabajo necesitar una conexión con acceso VPN, revisa todas estas configuraciones antes que te quedes en casa de una vez, para no tener que regresar a la oficina por este motivo.

Buscá un espacio en tu casa cómodo, como en un trabajo real

Olvida trabajar desde tu cama o en un sofá, porque lo único que lograras será un buen dolor de espalda y te aseguro que no te dará esa energía que se necesita para un día normal de trabajo.

Buscá un mesita segura para tu computadora y accesorios, usá una silla que te sientas cómodo, preparar tu mentalidad y ambiente tal cual fueras a la oficina. Levántate tempranito y no cambies nada de tu rutina eso te ayudara un montón. Habla con tu familia en casa para que dispongas de silencio y tranquilidad, sin distracciones.

Asegúrate tener las herramientas necesarias

Al igual que en tu oficina asegúrate de tener el equipo necesario para trabajar, revisa como están tus dispositivos en casa como auriculares, cámara, impresora en caso de ser necesario.

Revisa si tu computadora te funciona para hacer llamadas o vas a necesitar micrófono en tus auriculares de forma integrada, de tal manera que puedas hablar y escuchar fácilmente.

Instala en tu computadora herramientas como Zoom, Skype, Hangout,  EzTalks, Join.me o GoTo Meeting que son de uso común para lograr una comunicación online efectiva.

Te recomiendo no abusar del Whatsapp para establecer comunicación con tu equipo, si puedes intenta usar una herramienta especial para seguimiento y gestión, puedes revisar Slack, Discord, Trello, Invision, Zapier, GitLab.

Hazte un horario de trabajo y una rutina

Trabajar desde casa si antes no lo has hecho puede enredarte la vida al principio por ello empezá por respetar tus horas de trabajo siguiendo un horario, tal cual como en tu oficina. No puede pasar que termines trabajando demasiado y resolviendo pendientes a cualquier momento.

Es cierto que estás en casa, pero crea esa rutina de trabajo y toma tus descansos tradicionales, como tu hora de almuerzo, tu espacio para tomar el café o incluso ese break que necesita tu cabecita para  «desconectarse» cuando es necesario.

Te recomiendo usar la técnica de pomodoro para hacer cosas y tomar descansos saludables para desconectarte del trabajo de vez en cuando.

Planifica seguimientos regulares

Si te toca estar a cargo de un equipo o formas parte de uno, es muy importante que se programen seguimientos, a veces las empresas podrían pensar que como estás en casa, no tienes tu mente en el trabajo.

Así que establece reuniones periódicas para conectarte con tu equipo y así se mantienen al tanto de cualquier información, sincronizar las principales prioridades para el equipo o medir progresos.

Las video llamadas son importantes porque puedes hacer contacto visual y dar retroalimentación, acá te recomiendo que procures aprender a usar aplicaciones para estas tareas y esto no se vuelva un obstáculo para tu comunicación. Si no te resultan cómodas habla con tu organización para que te explique antes todo el proceso para realizar llamadas.

En resumen:

Puede ser difícil trabajar desde casa si antes no lo has experimentado y tu compañía no esta lista para esto. Podrían tener dificultades técnicas e incluso falta de confianza por no tener procedimientos para lograrlo.  Hay organizaciones donde esta cultura no existe y no se siente cómodos porque no pueden ver a sus trabajadores sentados en sus escritorios.

Pero trabajar desde casa ante el Coronavirus es una realidad que podría volverse en una nueva normalidad para muchos de nosotros por un tiempo, para poder evitar que el Coronavirus siga infectando a más personas y así cuidar a nuestras familias desde casa. Recuerden que la salud es primero ante todo.

Cuídate mucho y cierra tu computadora, pero de verdad al final del día laboral. Recuerda el trabajo siempre estará allí mañana.